Après le CV du traducteur, je vais aborder une autre question que la plupart d’entre vous se posent très certainement : comment démarcher les agences de traduction ? En effet, les agences ne sont pas ce qui manque. Il y en a même des milliers : des grandes, des moyennes, des petites… Vous ne savez donc pas vraiment auxquelles proposer vos services linguistiques. Pas de panique ! Ensemble, nous allons voir comment mettre en place une bonne stratégie de prospection et démarchage des agences de traduction.

Pour ce faire, je me baserai essentiellement sur mon expérience personnelle. Je vous révélerai ainsi la stratégie que j’ai mise en place pour prospecter et démarcher des agences de traduction. Elle repose notamment sur des conseils prodigués par Mael Blivet (Treinnomad), Gaële Gagné et Harmonie Blondel Henderson (Tradupreneurs). J’en profite ainsi pour les remercier, car ma stratégie de prospection et démarchage est en partie inspirée de la leur. Par ailleurs, vous pourrez retrouver des ressources externes en fin d’article. À présent, rentrons dans le vif du sujet.

Où trouver des agences de traduction à démarcher ?

C’est la question à vous poser avant de démarrer votre prospection et démarchage d’agences de traduction. Où les trouver, justement ? Pour cela, plein de possibilités s’offrent à vous :

• Les moteurs de recherche comme Google (qui reste l’incontournable dans sa catégorie) ;
• Les sites spécialisés dans l’emploi comme Glassdoor ;
• Les réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn ;
• Des annuaires spécialisés dans le secteur de la traduction comme le Blue Board de Proz, Payment Practices et TRI-TRAB ;
• …

Vous avez donc de quoi faire ! De plus, vous devez vous demander si :

• Vous établissez d’abord une liste d’agences à contacter ;
• Vous les démarchez au fur et à mesure que vous les trouvez.

Me concernant, je préfère la seconde méthode. Dans tous les cas, il vous faudra déterminer si les agences sont fiables ou pas, grâce aux annuaires que j’ai mentionnés ci-dessus et, le cas échéant, grâce à vos collègues. C’est d’ailleurs le point abordé dans la partie suivante.

Trier avant de démarcher les agences de traduction

C’est la première vraie étape de votre prospection et démarchage : le tri des agences de traduction. Pour ce faire, le mieux reste les annuaires Proz et Payment Practices. En effet, le premier vous donne accès à une liste de près de 1 000 agences, classées par pays et par note (de 1 à 5). Le second, lui, vous permet d’avoir des retours d’autres traducteurs sur les agences avec qui ils ont collaboré.

En outre, vous devez prendre en compte différents éléments :

L’emplacement de l’agence

Pour ma part, c’est ce que je regarde en premier. Pourquoi ? Tout simplement, car l’emplacement d’une agence donne une idée des tarifs qu’elle propose à ses prestataires. Par exemple, une agence de traduction située en Espagne, en Italie ou au Portugal paiera ses traducteurs au rabais (notamment, parce que l’économie locale est faible). À l’inverse, une agence située en Allemagne, en Belgique ou aux Pays-Bas rémunéra correctement ses prestataires (entre autres, car cette fois, l’économie locale est forte). Des collègues et moi-même l’avons d’ailleurs constaté, dans les deux cas.

Évidemment, il peut y avoir des exceptions. Une agence aux États-Unis proposera des tarifs bas. Au contraire, une agence en Argentine paiera bien ses collaborateurs. Il vaut donc mieux prendre les agences de traduction au cas par cas.

La réputation de l’agence

Ensuite, il faut vous interroger sur la réputation de l’agence de traduction auprès des traducteurs. Paie-t-elle correctement ? Le délai de paiement est-il raisonnable ? Les conditions de travail sont-elles décentes ? Le contrat à signer contient-il des clauses abusives ? Encore une fois, les sites Internet Proz et Payment Practices vous aideront à bien répondre à ces questions.

Les prestations et domaines de l’agence

De plus, les éléments qui doivent déterminer votre choix sont les prestations et les domaines de spécialité de l’agence. Par exemple, si vous êtes spécialisé dans la traduction marketing, vous démarcherez les agences dans ce sens. De même, si la localisation de sites Internet est incluse dans votre expertise, vous contacterez logiquement les agences qui proposent ce type de service à leur clientèle.

Les paires de langues proposées par l’agence

En outre, vous devez sélectionner les agences par rapport aux paires de langues qu’elles proposent à leur clientèle. Par conséquent, si vous traduisez de l’allemand vers le français, il sera logique de démarcher des agences allemandes. En revanche, si l’agence est spécialisée dans la traduction depuis et/ou vers le suédois et qu’il ne s’agit ni de votre langue de travail ni de votre langue maternelle, autant passez votre chemin.

Les marchés cibles de l’agence

Enfin, vous devez tenir compte des marchés auxquels l’agence de traduction propose son expertise. Me concernant, je vais cibler en priorité les agences qui aident les marchés anglophones et hispanophones à se développer en France. Au contraire, je ne démarcherai pas les agences qui aident les entreprises françaises à se développer à l’étranger. Ce dernier élément est donc primordial dans votre stratégie de démarchage et de prospection.

Et si l’agence ne remplit aucun des critères ci-dessus ?

Dans ce cas-là, afin de bien vous en souvenir, vous pouvez créer votre propre « liste noire ». Qu’est-ce que j’entends par là ? Eh bien, pour ma part, j’ai créé un onglet dans un tableau Excel, où je répertorie les agences de traduction que je ne compte pas démarcher. J’ai également créé des onglets pour lister celles que j’ai contactées et celles qui m’ont entré dans leur base de données. Mais j’y reviendrai plus tard.

J’y indique ainsi les informations essentielles de l’agence (nom, site Internet, pays) et la raison (exemples : tarifs bas, mauvaises conditions de travail, spécialisations qui ne correspondent pas à mon expertise, etc.). Je colorise même certaines lignes en rouge pour les agences à éviter à tout prix. De ce fait, si le nom d’une agence répertoriée dans ma « liste noire » réapparaît dans ma recherche, je saurais qu’il ne faudra surtout pas la démarcher.

À ce propos, un fichier Excel est téléchargeable en fin d’article.

Comment aborder les agences de traduction ?

Maintenant que vous les avez sélectionnées, vous devez aborder les agences de traduction ! C’est la deuxième grosse étape de votre prospection et démarchage. Et pour mener à bien cette étape, vous devez vous poser les questions suivantes :

Par mail ou sur LinkedIn ?

Vous pouvez contacter les agences de traduction de deux façons :

1. En leur envoyant un mail ;
2. En leur écrivant directement sur LinkedIn.

Personnellement, je vais vous dire : je préfère la seconde méthode. En effet, ma première stratégie consistait à envoyer des mails en masse à toutes les agences que je trouvais. Résultat : sur 500 et quelques candidatures, j’ai dû avoir une cinquantaine de réponses à tout casser. Et encore, parmi ces réponses, une bonne partie était négative. De plus, comme je vous l’expliquais dans mon article sur le CV du traducteur, j’envoyais le même CV à tous mes prospects sans tenir compte de leurs secteurs et de leurs services. Maintenant que j’en ai plusieurs, je peux mieux cibler ma future clientèle.

Cela étant, quelle que soit la méthode d’approche que vous choisissez, vous devrez personnaliser votre message.

Pour en revenir à la seconde méthode – le contact direct sur LinkedIn –, je la trouve plus efficace. Je vous explique pourquoi dans la sous-partie suivante.

Qui devez-vous contacter ?

Une fois que vous avez choisi les agences de traduction à démarcher, vous devez trouver la personne à contacter en son sein. Pour ma part, voici comment je m’y prends :

1. Je me rends sur LinkedIn pour taper le nom de l’agence dans la barre de recherche ;
2. Je clique dessus et j’atterris sur sa page d’entreprise ;
3. Je vais sur l’onglet People – mon interface LinkedIn est en anglais – qui m’affiche alors la liste des employés de cette agence ;
4. Si les employés sont nombreux, je peux les trier par type de poste : chef de projet, Vendor Manager, recruteur, manager, directeur… En effet, je cherche surtout les personnes qui sont régulièrement en contact avec des traducteurs indépendants. Si possible, elles doivent être très actives sur LinkedIn – elles seront plus susceptibles de me répondre rapidement.
5. J’envoie une invitation à la ou aux personnes à qui je compte écrire par la suite.

Quelques remarques

• Il arrive que des agences de traduction ne soient même pas présentes sur LinkedIn. D’autres sont bien répertoriés, mais soit il n’y a aucun employé de présent, soit il y en a quelques-uns qui sont peu actifs sur ce réseau social. Le cas échéant, la prospection par mail sera plus pertinente.
• Les grosses agences ont souvent un service de Vendor Management. Dans les petites agences, le recrutement des prestataires est souvent pris en charge par les chefs de projet, voire par le directeur.
• Pour garder une trace de vos invitations sur LinkedIn, n’hésitez pas à les répertorier dans un tableau Excel et à le mettre à jour au fur et à mesure (document téléchargeable en fin d’article).

Quel message envoyer ?

Une fois que le chef de projet, Vendor Manager, recruteur, manager ou directeur de l’agence a accepté votre invitation, il est temps de l’aborder. Voici comment :

Un message court et concis

Avant ce faire, préparez un modèle de message que vous adapterez en fonction de la personne à contacter. Ce message doit faire 200 mots maximum. En effet, les agences reçoivent au quotidien de nombreuses propositions de collaboration de la part de traducteurs du monde entier. Sans compter les demandes de projet de la part de leurs clients. Votre message doit donc aller droit à l’essentiel !

Par ailleurs, je vous recommande de traduire et de faire relire votre modèle de message dans vos langues de travail.

Le contenu du message

Je vous conseille d’inclure les informations suivantes dans votre message :

• La ou les raisons pour lesquelles vous démarchez cette agence (exemple : vous proposez des services dans les mêmes secteurs qu’elle) ;
• Votre profil de traducteur (depuis combien de temps vous exercez, vos paires de langues, précédents projets, prestations linguistiques et tarifs) ;
• Votre rythme de travail (combien de mots vous pouvez traduire par jour, combien de minutes de vidéo vous pouvez sous-titrer par semaine) ;
• Votre CV en pièce jointe (selon l’objet de votre message et si vous en avez plusieurs, choisissez le CV le plus en adéquation avec l’agence que vous démarchez).

S’il s’agit d’un mail…

Dans le cas où vous démarchez l’agence de traduction par mail, indiquez dans le titre de votre courriel les informations suivantes : « Traducteur indépendant + paires de langues + domaines de spécialité ». De ce fait, l’agence vous identifiera immédiatement grâce à votre expertise. Et dans votre corps de mail, surlignez les informations importantes vous concernant en gras. Encore une fois, cela permettra à l’agence de savoir tout de suite si votre profil peut l’intéresser.

L’objectif du message

L’objectif final est que vous intégriez le carnet de prestataires de l’agence. À cette fin, soit vous obtiendrez le nom d’une autre personne à contacter, qui s’occupe de recruter des traducteurs, soit votre proposition de collaboration sera directement acceptée sur LinkedIn. Le cas échéant, le processus de démarchage peut prendre du temps. Ne soyez donc pas surpris de ce côté-là.

Les tarifs et délais de paiement

C’est souvent la question tant redoutée par les traducteurs. En effet, si vous ne les leur avez pas indiqués d’entrée de jeu, les agences vont forcément vous les demander. Pas de panique ! Voici comment vous pouvez vous y prendre :

Annoncez vos tarifs habituels

Ce doit toujours être fait dès le départ. Dans l’idéal, vos tarifs habituels doivent être importants par rapport à ceux proposés par l’agence à leurs prestataires. Et surtout, ne demandez jamais à l’agence de traduction s’ils lui conviennent. Selon moi, cela revient à lui demander l’autorisation d’être payé à ces prix-là. Or, il ne s’agit pas là d’une relation employeur-employé, mais d’un rapport client-prestataire. Le mieux est donc d’attendre sa réponse.

Négociez dans la limite du raisonnable

Après avoir reçu vos tarifs, l’agence peut vous répondre :

• Qu’ils sont trop hauts. L’échange s’arrête donc là ;
• Qu’ils les enregistrent dans votre profil, dans leur base de données, sans que vous ayez à les négocier ;
• Qu’ils souhaitent savoir si une négociation est envisageable de votre côté.

C’est la troisième réponse qui nous intéresse ici. Dans ce cas-là, je vous conseille personnellement de prévoir une marge. En d’autres termes, quel est le tarif minimum acceptable pour vous ? Me concernant, pour de la traduction, il est de 0,08 euro/mot et pour du sous-titrage, il est de 10 euros/minute. L’essentiel est que vous et l’agence trouviez ensemble un prix qui vous accorde.

Bien entendu, à vous de voir si, oui ou non, vous êtes prêts à négocier vos tarifs.

Ne négligez pas le délai de paiement !

Enfin, n’oubliez pas d’interroger l’agence de traduction au sujet du délai de paiement. La plupart des agences paient au bout de 30 jours. Néanmoins, certaines règleront vos factures à 45 jours, voire à 60 jours (qui est le délai maximum – au-delà, c’est illégal). Si vous négociez à la baisse vos tarifs, vous pouvez, en contrepartie, tenter de faire réduire le délai de paiement. En gros, vous acceptez ces tarifs à condition d’être payé à 30 jours au lieu de 60. Toutes les agences n’accepteront pas, mais c’est tout de même à tenter. Et encore une fois, c’est à vous de voir ce qui vous le convient le mieux !

Relancez les agences qui ne vous ont pas encore répondu

Dans le cas où les agences de traduction que vous avez démarchées ne vous ont pas encore répondu, n’hésitez pas à les relancer régulièrement. Par « régulièrement », j’entends toutes les trois semaines, voire chaque mois. Cependant, ne les relancez pas plus de trois fois. Au-delà, je trouve que c’est inutile et, donc, de l’énergie perdue (que vous auriez pu la consacrer à autre chose).

Un exemple de relance

« Bonjour X, j’espère que vous allez bien. Je reviens vers vous suite à ma proposition de collaboration. En effet, j’aimerais savoir si celle-ci vous intéressait. Je vous renvoie en pièce jointe mon CV. Merci d’avance pour votre réponse. Bien à vous, Fabien »

N’oubliez surtout pas de leur renvoyer votre CV pour qu’ils l’aient rapidement sous la main !

Dans le cas d’un démarchage par mail, je vous conseille de leur envoyer ce mail de relance à la suite de votre mail de prospection. Ainsi, l’agence aura les deux messages sous les yeux.

À noter que ce modèle sera également téléchargeable en fin d’article.

Et après ?

Une fois que vous avez intégré le pool de traducteurs de l’agence, n’hésitez pas à lui envoyer un mail de temps à autre pour l’informer de vos disponibilités. Ça peut être tous les mois ou tous les deux mois (à vous de voir). Et si, malgré un premier rappel, l’agence ne vous a toujours pas répondu, relancez-la le mois suivant.

Encore une fois, je vous invite à créer un autre fichier Excel où sont listés vos clients :

• Ceux avec qui vous travaillez déjà ;
• Ceux avec qui vous n’avez pas encore travaillé.

Vous pourrez ainsi mieux suivre vos relances.

Modèle disponible en téléchargement en fin d’article !

Quelques conseils additionnels

Avant de conclure cet article sur le démarchage des agences de traduction, voici quelques recommandations supplémentaires à ne pas négliger, selon moi :

Le test de traduction

Dans certains cas, l’agence de traduction peut vous proposer un test. Je ne rentrerai pas dans les détails, mais avant d’accepter, posez bien les questions suivantes :

• Combien de mots y a-t-il (le maximum étant de 250-300 mots) ?
• Quel délai vous est-il accordé pour le réaliser (l’idéal étant que l’agence vous laisse l’effectuer à votre rythme) ?
• Sur quelle thématique porte-t-il (si vous êtes spécialisé dans le juridique et qu’on vous envoie un texte médical, ça vous desservira) ?

Si cela vous intéresse, je publierai un article complet sur la question.

Les sites à éviter

Je vous ai dit en début d’article que le Blue Board de Proz est une bonne base pour trouver des agences de traduction à démarcher. Néanmoins, je vous déconseille fortement de postuler à des offres de missions directement sur le site de Proz. En effet, dans 90 % des cas, c’est très mal payé. Il en va de même pour le site Translators Cafe. Pour être honnête, c’est ce que je faisais au début de ma carrière et ça ne m’a rien apporté du tout. À éviter, donc !

La régularité est le maître-mot

Ce n’est un secret pour personne : il faut être régulier dans sa prospection ! Mettez-vous bien en tête que ça ne viendra pas tout seul et qu’il vous faudra des semaines, voire des mois, pour trouver votre ou vos premiers clients. De plus, mettez régulièrement à jour votre tableau Excel pour suivre les avancées de votre prospection. Par exemple, dès que vous recevez une réponse de la part de votre prospect, notez-le dans votre fichier. Ainsi, vous saurez quelles agences vous devrez relancer ou non.

Prévoyez des plages horaires

Un autre conseil que je peux vous donner est de dédier une plage horaire quotidienne à votre prospection. En effet, la recherche de clients s’avère souvent fastidieuse pour les traducteurs. Elle finit même par en décourager beaucoup, qui jettent l’éponge à force de passer leur journée à ne faire que ça. C’est donc pour cela qu’il vaut mieux y passer un peu de temps chaque jour pour que ce soit plus efficace.

Vous pouvez ainsi faire de la prospection 2 ou 3 h par jour ou un jour par semaine. Vous pouvez également vous fixer un objectif : démarcher 2 agences par jour ou 10 agences par semaine avant de passer à une autre tâche.

Oui, il faut être régulier, mais ne pas non plus faire du zèle ! Et je sais de quoi je parle, car je procédais comme ça avant. Et devinez quoi : ça m’a plus dégoûté qu’autre chose !

Organisez votre boîte mail

En plus des tableaux Excel dont je vous ai parlé tout au long de cet article, vous pouvez organiser votre boite mail. En gros, créez des dossiers et sous-dossiers pour vous y retrouver dans votre prospection. Par exemple, vous pouvez créer un dossier « Candidatures » et des sous-dossiers par mois (« janvier 2024 », « février 2024 », « mars 2024 »…) – que vous supprimez au fur et à mesure. Vous pouvez également faire un dossier nommé « Candidatures en cours » et des sous-dossiers par agence (« Agence 1 », « Agence 2 », « Agence 3 »…).

Les contrats des agences

J’insiste beaucoup sur cet avant-dernier point : prenez toujours le temps de lire les contrats que les agences vous envoient. Passez bien tout à la loupe. En effet, ce serait dommage de se laisser avoir par une clause abusive.

Faites-vous votre propre avis

Enfin, même si je vous encourage à avoir des retours sur les agences que vous démarchez, ça ne fait pas tout. En d’autres mots, rien de mieux que de vous faire votre propre opinion sur l’agence en question. Vous pourriez ainsi faire une belle rencontre professionnelle, comme votre collaboration avec cette agence pourrait virer au cauchemar. Bref, suivez votre instinct !

Pour terminer…

Il est temps de conclure cet article en beauté. Je vous propose, d’une part, des ressources externes qui m’ont bien aidé à définir ma stratégie de prospection. D’autre part, je vous fais cadeau de fichiers téléchargeables pour vous aider à mon tour (comme promis depuis le début !).

Quelques ressources externes

• L’Harmonie des mots : Prospecter les agences de traduction : quelques conseils clés (Harmonie Blondel Henderson) ;
• Freelanceverse – Adrian Probst : How To Find Translation Jobs in 2024.

Cette liste est évidemment non exhaustive.

Fichiers à télécharger

1. Fichier Excel avec trois onglets :
2. Un premier onglet avec les agences que vous démarchez ;
3. Un deuxième onglet « tableau noir » : les agences qui ne vous intéressent pas et/ou celles à éviter à tout prix ;
4. Un troisième onglet avec toutes les agences chez qui vous êtes répertorié.
5. Fichier Excel avec les contacts d’agences trouvés sur LinkedIn.
6. Fichier Word « Message de prospection sur LinkedIn ».
7. Fichier Word « Message de relance sur LinkedIn ».
8. Fichier Word « Mail de prospection ».
9. Fichier Word « Mail de relance (prospects) ».
10. Fichier Word « Mail de relance (clients) ».

Cliquez ici pour télécharger le fichier ZIP. Vous pouvez évidemment modifier ces fichiers à votre guise. Ils sont surtout là pour vous donner une base.

***

Et voilà pour cet article sur le démarchage et la prospection des agences de traduction ! J’espère ainsi qu’il vous sera utile et vous permettra de mettre en place une bonne stratégie de démarchage. Bien entendu, il s’agit là de mon retour d’expérience personnel. Je vous encourage donc vivement à réfléchir à cette question en vous documentant à droite à gauche.

N’hésitez pas également à me poser vos questions en commentaire pour que j’y réponde. De plus, je vous invite à me donner vos propres astuces de prospection et démarchage.

Sur ce, je vous dis à bientôt pour un nouvel article !